14 Maddede Başarılı Bir Spor Etkinliği Planlamanın Yolları

Planlamacılar için bir spor etkinliği düzenlemek, izin verirseniz biraz kontrolden çıkabilen benzersiz düşünceler ve zorlu lojistiklerle dolu tamamen farklı bir top oyunudur. Bu nedenle başarılı bir spor etkinliği yönetimi için aşağıdaki yöntemlere göz atmanızı tavsiye ederiz.

1.Her şeyden önce amacı belirleyerek başlayın

Etkinliğinizin neredeyse her parçasını nasıl düzenlediğiniz, onu barındırma amacı ile ilgilidir. Küçük bir lig turnuvası mı düzenliyorsunuz? Ya da belki ünlü bir hayır amaçlı golf etkinliği? Her ikisinin de örtüşmeyen benzersiz düşünceleri vardır. Örneğin; ikincisi, ünlü katılımcılara kaynak sağlamayı, sponsorları çıkarmayı ve hepsini çekmek için bir hayır kurumuyla yakın çalışmayı içerecektir.Oysa küçük bir lig turnuvası ile bunların hiçbiri için endişelenmenize gerek olmayabilir.

Amacı belirledikten sonra, amacınıza özel parçaları ayırmaya çalışın ve bunları öncelik listenizin en üstüne koyun. Muhtemelen, bunlar spor etkinliğinizin başarısını belirleyecek olan şeylerdir. Basitçe söylemek gerekirse, ünlüler ya da büyük bir hayır kurumu çeki olmadan başarılı bir ünlü hayır amaçlı golf turnuvasına sahip olamazsınız.

2. Tüm hareketli parçaları listeleyin

Referanslar, etkinlik tişörtleri.. spor etkinliği yönetimine özgü küçük şeyler eksik değil. Tüm bunları listelemek, ekibinizin tedarik etmesi ve işlemesi için ihtiyaç duyduğu her şeyi kafanıza takmaya başlamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, her şeyi etkinlik bütçenize dahil ettiğinizde işinize yarayacaktır.Başlamak için, bir spor etkinliğini planlarken göz önünde bulundurmanız gereken bazı unsurların kısa bir listesi:

  1. Hakemler
  2. Gömlekler veya üniformalar
  3. Spor ekipmanları
  4. Spor kompleksi ücretleri
  5. Porta-lazımlık
  6. ATM'ler
  7. Tabela
  8. Geçici çalışanlar
  9. Güvenlik
  10. Fotoğrafçı(lar)
  11. Spiker
  12. Olay sigortası
  13. Ses sistemi

3. Önceliklendirme, bütçenin altında kalmanın anahtarıdır

Bu sabit bütçenin gerçekten nereye gitmeleri gerektiğini bulmak ve neyin öncelikli olduğunun envanterini çıkarmak gerekir. Etkinliğinize girecek tüm öğelerden oluşturduğunuz listeyi kullanın, bir elektronik tablo oluşturun ve her birine bir dizi öncelik atayın. (Bu, toplam ne kadar çok öğe olursa olsun, bir olmalıdır).

Ardından, öncelikleri elinizde tutarak, bütçenizin her birine ayırmaya hazır olduğunuz bir kısmını atayın. Bu, etkinliğinizin büyük resmindeki öncelik numarasına ve yerine dayalı olmalıdır.

4. Mekanınızı veya kompleksinizi en kısa sürede ayırtın

Açık Hava Etkinlikleri

Açık hava etkinliğine ev sahipliği mi yapıyorsunuz? Diğer etkinlik planlayıcıları, sizinle aynı mevsimsel hava değişimlerinden kaçınmaya çalışıyor - bu, yaz softbol turnuvanızın tercih ettiğiniz tarihlere inme konusunda biraz rekabet olacağı anlamına geliyor.

Elbette, sporunuz için henüz kurulmamış bir açık hava mekanı bulmak için şehirle birlikte çalışabilirsiniz . Ancak bu, gerçek bir alan yerine arenayı yeniden yaratmak için çok sayıda ekstra ekipman getirmeniz gerekeceği anlamına gelir.

İç Mekan Etkinlikleri

Etkinliğinizi içeride barındırıyorsanız, kancadan kurtulmuş sayılmazsınız. Sınırlı sayıda kapalı spor kompleksi veya büyük ölçekli bir spor etkinliğini barındıracak kadar geniş alanlar, rezervasyonunuzda topa sahip olmanız gerektiği anlamına gelir. Unutmayın: O spor kompleksini inşa edemezseniz, ihtiyaçlarınız için başka bir alanı uygun bir mahkeme düzenine dönüştürmek için para harcamanız gerekecek.

5. Yiyecek kamyonları sizi biraz sıkıntıdan kurtarabilir

Bütçenizde biraz yer açmanız gerekiyorsa, yemek kamyonları için şirket içi imtiyaz standını atlayın. Birçok yerel kamyon, bu kadar büyük bir kitleye hitap etme şansını yakalayacak ve size zaman, insan gücü ve kendi tavizlerinizi getirmenin ön maliyetlerinden tasarruf sağlayacaktır. Bu aynı zamanda satıcılardan ön ödeme alarak (veya bir gelir paylaşım modeli önererek) biraz para kazanmak için bir fırsattır. Sonuçta, etkinliğinizde hayranlara hizmet etme fırsatı büyük bir iş fırsatıdır.

6. Pazarlama karmanızı ayarlayın

Bilet veya yarışta bir yer satıyor olabilirsiniz. Her iki durumda da, kelimeyi çıkaramazsanız başarıya ulaşamazsınız. Etkinlik pazarlama çabalarınızda odaklanmanız gereken üç ana alan için birkaç ipucu:

Yerel Ortaklıklar

Sözü hem hayranlara hem de katılımcılara iletmek, onlarla zaten bulundukları yerde buluşmak anlamına gelir. Düşünün: spor salonları, golf sahaları, spor barları ve daha fazlası. Kendinizi herkesin radarına sokmak için bu tür yerel kuruluşlarla ortak olun. Bu işletmelerden bazıları, promosyonları katılımcılarla paylaşmaya veya etkinliğe sponsor olmaya istekli olabilir.

Sosyal medya

Hiper spesifik hedefleme, Facebook ve Instagram gibi sosyal medya platformlarını , etkinliğinizle ilgilenecek daha nitelikli bir kitleye pazarlamanızı daraltmanın harika bir yolu haline getirir . Belirli bir konumdaki kullanıcıları ilgi alanlarına göre hedeflemek için özel bir hedef kitle kullanın (spor, hayır amaçlı vb. kullanarak). Potansiyel katılımcılardan oluşan bir havuza hızlı bir bilet!

E-posta

E-posta, lojistik iletişimi için çok önemli olsa da, muhtemelen bu kanalla yalnızca yıllık bir etkinlik düzenliyorsanız etkileşim kuruyorsunuz. Sonuçta, ilk yılınızsa, muhtemelen henüz pazarlamak için bir e-posta listeniz yok. Yıllık etkinlikler için, önceki yıllardaki katılımcılara ve bilet alıcılarına ulaşmak, etkinlik pazarlaması başucu kitabınızda bir numaralı adımdır.

7. Toplulukla yakın çalışın

Özellikle yarışlar için bu önemli. Ev sahibi şehrinizde varsa Kongre ve Ziyaretçi Bürosu'na (CVB) ulaşın ve trafik ve gürültü gibi olası aksaklıkları görüşmek için sizi uygun kişilerle ilişkilendirmelerini isteyin. Bu sadece toplulukla iyi bir ilişki kurmakla kalmaz, aynı zamanda olayın sorunsuz bir şekilde gelişmesini de sağlar. Ne de olsa şehrin ortasında bir yarış yapmak, belediyedeki çeşitli departmanların yardım eli gerektiren organize bir çabadır.

8. Sponsor bulmak için kurnaz olun

İster bir turnuva, ister bir yardım oyunu veya tamamen başka bir şey planlıyor olun, sponsorluk spor etkinliği yönetimi bulmacasının en önemli parçasıdır (ve neredeyse her zaman bir olasılıktır!). İşte sponsor bulmanın ve ortaklıktan en iyi şekilde yararlanmanın birkaç anahtarı:

  • Geniş bir ağ oluşturun - Ne kadar çok ulaşırsanız, uygun bir sponsor bulma olasılığınız o kadar artar.
  • Yaratıcı olun – Sponsorlar ödüller, hayırsever katkılar, ekipman, üniformalar, yarış içi ikramlar ve daha fazlasını sağlayabilir. Eğer o kadar fazla olur açık yaratıcı spon sorship fikirler , daha büyük olasılıkla sen kara sponsorlara olacak.
  • Benzer etkinliklere bakın – Etkinliğinize sponsor olmakla ilgilenip ilgilenmeyeceklerini görmek için benzer etkinliklerden sponsorlara ulaşın. İpleri bildikleri için çalışmak daha kolay ve katılma olasılıkları daha yüksek olacak.

9. Bir hukuk uzmanına danışın

Etkinliğiniz sırasında bir katılımcının yaralanma olasılığı her zaman vardır ve bu, sizi sorumlu tutmaya çalışırlarsa sorun yaratabilir. Bu nedenle, herhangi bir sorumluluktan feragat ederken doğru dili kilitlemek için bir hukuk uzmanına danışmak, halkın katılımına açık spor etkinlikleri için bir zorunluluktur. Ve her zaman internetten bir feragat şablonu indirebilseniz de, bir hukuk uzmanına danışmak, feragatlerinizin bir mahkemede geçerli olacağından emin olmanın en güvenilir yoludur.

Oh, ve biz yaralanma konusundayken: Elinizde bir ilk yardım çantası (veya daha büyük olaylar için bir doktor) olduğundan emin olun.

10. Mümkün olduğunca çok gönüllü yardım sağlayın

Hiçbir şey, her bir yardım eli için ödeme yapmak zorunda kalmak kadar hızlı bir şekilde bütçeyi tüketemez. Neyse ki, planladığınız spor etkinliğinin türüne bağlı olarak, gönüllü bulmak kolay olabilir - özellikle yardım etkinlikleri, bağış toplama etkinlikleri ve gençlik etkinlikleri için (merhaba ebeveyn gönüllüleri!). Gönüllüler, etkinliğinize çok ihtiyaç duyulan insan gücünü sağlamaya devam ederken her iki tarafa da para tasarrufu sağladığından, işletmelerin etkinliğinize sponsor olmasına yardımcı olan birçok yoldan biri bile olabilir.

11. Ödül sigortasını unutmayın

Etkinliğinizi güvence altına almak radarınızda olsa da, ödülleri ve olası eşantiyonları sigortalamak o kadar açık olmayabilir. Bu yüzden birinin 15.000 dolarlık bir şansla şansını denemesine izin vermeden önce, cebinizden çıkmamasını sağlamak sizin yararınızadır.

12. Medyada yer almak için bir oyun yapın

Etkinlik Sırasında Kapsama

Her yıl bir etkinliği büyütmek için en iyi seçeneğiniz kulaktan kulağa konuşmaktır ve medyayı dahil etmekten daha iyi bir tanıtım olamaz. Bununla birlikte, her şeyin kendi başına olması muhtemel değildir. Kişileri takip etmek ve yerel medyayla bağlantı kurmak pazarlama ekibinize bağlıdır. Büyük satış noktaları için bu oldukça kolay olmalı - ama orada durma. Küçük kasaba yayınları ve hatta üniversite gazeteleri ve radyo istasyonları, çok ihtiyaç duyulan kapsamı sağlayabilir ve etkinliğin PR'sini artırmaya yardımcı olabilir.

Etkinlik Öncesi Kapsam

Yerel etkinlik duyuruları, normalde haber odasının dışında gerçekleştirildikleri için biraz farklıdır. Bir duyuru için etkinlik ayrıntılarınızı gönderme yönergelerini öğrenmek için etkinlik düzenleyicileriyle iletişime geçin.

13. Herkes hakem değildir

Ebeveynler küçük bir lig maçında kafa kafaya ya da her şeyden habersiz bir futbol etkinliğinde çatışan şirket takımları olsun, bazen rekabet hem taraftarların hem de katılımcıların en iyisini alır. Niye ya? Çoğu zaman, bunun nedeni kötü bir aramadır. Bu nedenle, gönüllü hakemler sayıları çarpıtırken kulağa harika bir fikir gibi gelse de, yeni başlayan bir yakın dövüşün ortasındayken o kadar çekici görünmeyebilirler. Hakem kiralama hizmeti gibi bir çözüme yönelerek kendinize bir spor etkinliği yönetimi baş ağrısından kurtulun.

14. Hepsinin haritasını çıkarın

Büyük günde herkesi aynı sayfada tutmanın en kolay yolu, onlara tam olarak ne beklendiğini göstermektir. Mekanı, etkinlik alanını ve tüm hareketli parçaları çizerek, her şeyin sorunsuz bir şekilde ortaya çıkmasını sağlayan bir resim çizersiniz. Olay diyagramı oluşturma yazılımı , elektronik tabloların kolayca kopyalayamayacağı, işbirliğine dayalı, sürükle ve bırak yöntemiyle bunu kolaylaştırır.

Tüm bu etkinlik süreçlerini deneyimlemenin yolu bir öğrenci kulübüne katılmakla mümkündür. Öğrenci kulübüne katılmanın faydalarını; Öğrenci Kulübünün Faydaları Nelerdir? Neden Bir Öğrenci Kulübüne Katılmalıyım? adlı blog yazımızdan inceleyebilirsiniz.

20/12/2021